6.6 建立检查和信息系统

    我们已知道良好的管理支持可以帮助销售队伍更加卓有成效地发挥作用。你要提供给销售队伍这样一种支持服务的主要原因是：

    • 记录有关销售人员的活动。

    • 检查销售队伍的业绩。

    • 支持企业活动的其他方面。

    • 确保在适当的时间有可利用的资源和加工品。

    • 记录和检查企业整体上的进步。

    • 支持未来计划。

    • 为税收目的提供财务说明。

    你将认识到这意味着大量的文书工作！整理和查找这一至关重要信息最简单的方法是首先把它输入计算机，有几个可利用的不同的软件可帮助你。我不打算对计算机硬件和软件进行大篇幅的讨论，但我可以告诉你计算机在提供管理支持上将减少大量工作。它也以更有吸引力和易于理解的方式提供已加工的信息。让我们尽从你的角度简单讨论一下计算机的不同功能，然后你可以决定这些功能能否满足你的需要。

6.6.1 文字处理

    大多数文件的产生可以使用字处理，它具有一般打字机所不具备的下列优点：

    • 更容易正确地工作。

    • 你可以进行拼写检查。

    • 你可以给文件标页码。

    • 你可以计算文件的字数。

    • 当你需要时，你可以多次编辑。

    • 你可以邮寄宣传材料。

    • 每个副本都相同，不需影印。

    • 你可以保存每个文件并进行备份。

    • 你可以改变文本的式样、规格、字体和文章风格。

    • 你可以插入表格、图、图解、照片等。

6.6.2 空白表格

    这些可以用来控制数字资料，它们能够做下列工作：

    • 输入数字资料。

    • 输入文本。

    • 每个单元可以专门分出来实现不同的功能。

    • 记录可以储存。

    • 可以辨认销售和成本。

    • 可以进行计算。

    • 可以进行统计。

    • 信息可以从其他文件合并，或和其他软件合并等。

    在过去几年内，另一应用领域是计算机数字加工软件。可利用的软件包括以下内容：

    • 帐目软件包。

    • 销售、购买和名义总帐。

    • 薪金帐。

    • 订单处理软件包。

    • 发票软件包。

    • 固定资产帐。

    • 库存控制软件包。

    • 成本和材料单据软件包。